Reducción de costos de operación con software SaaS

Descubre cómo el software SaaS puede transformar las operaciones de tu empresa, reduciendo costos significativamente y aumentando la eficiencia. En este artículo, exploramos las ventajas clave de adoptar soluciones SaaS:

• Ahorro de costos iniciales y operativos: Cambia la inversión en hardware y licencias por suscripciones predecibles.
• Flexibilidad y escalabilidad: Ajusta fácilmente los servicios a las necesidades de tu negocio.
• Mantenimiento y actualizaciones: Deja en manos de los proveedores estas tareas, liberando a tu equipo de TI.
• Acceso a la innovación: Benefíciate de las tecnologías más recientes sin esfuerzo adicional.

Además, te ofrecemos estrategias para una implementación exitosa y consideraciones importantes sobre seguridad y selección de proveedores. A través de casos de éxito, mostramos el impacto real de SaaS en diferentes tipos de empresas.

La Carga Financiera de las Operaciones Tradicionales

Las empresas de tecnología que usan el método antiguo para manejar su tecnología tienen que gastar mucho dinero. Esto incluye:

• Mucho dinero inicial en servidores y almacenamiento: Tienen que comprar un montón de equipos y luego preocuparse por cómo estos pierden valor con el tiempo. Además, hay que pagar por el lugar donde se guardan estos equipos y la electricidad que usan.
• Gastos constantes en actualizaciones y mantenimiento: Los equipos y programas necesitan mejoras y cuidados todo el tiempo, lo que cuesta dinero y esfuerzo. También se necesita gente que se encargue de esto.
• Problemas para crecer: Cuando necesitas más capacidad porque tienes más demanda, con el sistema viejo es difícil y caro hacerlo. Esto te puede frenar.
• Menos tiempo para innovar: Se gasta mucho tiempo y recursos en mantener todo funcionando, en vez de en crear cosas nuevas.

Todo esto significa que las empresas gastan mucho de su presupuesto en cosas que no les ayudan a crecer.

La Evolución hacia SaaS

El software como servicio (SaaS) es una forma más moderna de usar software, hardware y procesamiento de datos. En vez de comprar estas cosas, las empresas pagan por usarlas cuando las necesitan.

Lo bueno de SaaS es:

• Gastos de operación más fáciles de manejar: Cambias grandes gastos por pagos pequeños y regulares.
• Menos trabajo administrativo: El proveedor de SaaS se encarga del mantenimiento, las actualizaciones y la ayuda necesaria.
• Fácil de crecer: Puedes aumentar o disminuir lo que usas según lo que necesites, sin complicaciones.
• Más tiempo para crear: El equipo de TI tiene menos trabajo repetitivo y puede enfocarse en mejorar el negocio.

Para las empresas de tecnología que necesitan mucha tecnología y quieren crecer rápido, SaaS es una buena opción porque ahorra dinero y esfuerzo en comparación con los métodos antiguos.

Beneficios de usar SaaS

1. Ahorras dinero al empezar

Usar SaaS te ayuda a ahorrar mucho cuando estás empezando, en comparación con otros métodos más tradicionales. Aquí te dejamos una tabla para que veas la diferencia:

Como ves, con SaaS evitas gastar mucho de entrada y solo pagas mes a mes o al año, dependiendo de cuánto uses el servicio.

2. Fácil de usar y flexible

Lo bueno de SaaS es que puedes usarlo desde cualquier lugar y con cualquier dispositivo porque funciona en la nube. Esto significa que tu equipo puede trabajar desde casa, la oficina o mientras viaja.

También, puedes ajustar el servicio a lo que tu empresa necesita, cambiando cómo se ve o cómo funciona sin problemas.

3. No te preocupas por el mantenimiento

Con SaaS, la empresa que te da el servicio se encarga de mantener todo funcionando bien. Esto significa que no tienes que:

• Cuidar servidores y redes
• Instalar actualizaciones
• Ayudar a los usuarios con problemas técnicos

Ellos se aseguran de que siempre tengas lo último y lo mejor sin que tú tengas que hacer nada.

4. Creces fácilmente

Si tu empresa crece y necesitas más capacidad, con SaaS es muy fácil. Solo tienes que ajustar tu plan para que se adapte a tu nueva situación, sin tener que comprar más equipo o hacer cambios complicados. Esto te ayuda a crecer rápido y sin dolores de cabeza.

Casos de Éxito

La adopción de software como servicio (SaaS) ha sido clave para que empresas de tecnología bajen sus costos de operación. Aquí te contamos sobre algunas empresas que lograron ahorrar mucho gracias a SaaS:

Empresa de logística ahorra 30% en costos de TI

Una empresa de logística de tamaño mediano tenía problemas para manejar su tecnología por su rápido crecimiento. Decidieron usar SaaS para todo lo que tiene que ver con manejar almacenes, cómo se mueven los vehículos y el control de la flota.

Resultados:

• Ahorraron 30% en lo que gastaban en equipos y en mantenerlos
• Usaron 40% menos tiempo en tareas de tecnología
• Se volvieron 20% más rápidos en responder a situaciones

Startup tecnológica crece sin aumentar presupuesto de TI

Una startup que hace aplicaciones móviles empezó usando SaaS para todo lo de tecnología. Así pudieron crecer mucho sin tener que gastar más en tecnología.

Resultados:

• Pasaron de 5 a 40 empleados sin gastar más en tecnología
• No necesitaron contratar a nadie solo para manejar la tecnología
• Sacaron 2 productos nuevos en menos de un año

Empresa de retail ahorra 50% en licencias de software

Una empresa de venta al por menor tenía problemas para manejar el costo de las licencias de software. Cambiaron a SaaS para cosas como el punto de venta, manejo de inventario y contabilidad.

Resultados:

• Ahorraron 50% en lo que gastaban en licencias cada año
• Gastaron 30% menos en mantener sus sistemas
• Mejoraron en un 40% cómo veían y entendían sus operaciones

Como vemos, usar SaaS ayuda mucho a las empresas de tecnología a bajar sus costos operativos, dándoles más espacio para crecer e innovar.

Estrategias de Implementación

Evaluación de Necesidades

Para saber qué programas SaaS te convienen más, te sugerimos:

• Revisar qué sistemas y programas ya usas, como los de clientes, contabilidad, personal, etc. Esto te ayuda a ver por dónde empezar.
• Buscar problemas o demoras en esos sistemas. Si hay un programa que no se lleva bien con otro, ahí tienes una oportunidad para cambiar a SaaS.
• Pensar en qué te hace falta. Quizás necesitas algo para manejar mejor las redes sociales o para tener reportes más claros. Los programas SaaS pueden ofrecerte eso.
• Ver dónde pierdes mucho tiempo en tareas que se podrían automatizar. Si tu equipo pasa horas descargando y organizando datos, un programa SaaS puede hacer eso automáticamente.
• Calcula cuánto te cuesta mantener tus sistemas actuales, incluyendo licencias, personal de TI, alojamiento y actualizaciones. Aquí podrás ver dónde SaaS podría ahorrarte dinero.
• Hablar con todos los equipos para entender sus necesidades y problemas. Ellos te dirán dónde el software actual no es suficiente o complica las cosas.

Con estos pasos, tendrás una idea clara de cómo empezar con SaaS.

Planificación de la Transición

Para cambiar a SaaS sin problemas, te recomendamos:

• Escoger un proveedor de SaaS que sea confiable y tenga buen soporte. Esto es muy importante para que el cambio sea fácil.
• Empezar con un proyecto pequeño, en vez de cambiar todo de una vez. Así puedes probar cómo funciona SaaS y ver los beneficios antes de hacer un cambio total.
• Pensar cómo va a trabajar el nuevo programa con los que ya tienes, para que puedan compartir información sin problemas.
• Enseñar bien a tu equipo cómo usar el nuevo programa SaaS. Así sacarán el mayor provecho desde el principio.
• Poner metas y formas de medir si el cambio está funcionando. Es importante ver con números cómo SaaS mejora las cosas.
• Escribir guías y manuales sobre cómo usar el nuevo sistema. Esto hace que sea más fácil para todos adaptarse.

Si te tomas tu tiempo y planificas bien, cambiar a SaaS será mucho más fácil y te traerá buenos resultados.

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Consideraciones Importantes

Seguridad de Datos

Cuando usamos programas en la nube como el SaaS, es normal preocuparse por cómo se guardan nuestros datos. Pero las empresas de SaaS que se toman en serio su trabajo protegen muy bien tu información. Esto incluye:

• Poner contraseñas a los datos, tanto cuando los envías como cuando no los estás usando
• Asegurarse de que solo las personas correctas puedan ver cierta información
• Hacer chequeos de seguridad seguido y tener certificados que lo prueben
• Tener copias de seguridad por si pasa algo malo
• Estar siempre atentos para evitar ataques de hackers

Tú también puedes ayudar a que tus datos estén seguros haciendo cosas como:

• Verificar cómo el proveedor cuida tus datos
• Pedir informes de seguridad
• Usar contraseñas complicadas y verificar tu identidad de dos maneras
• Ponerle otra capa de protección a datos muy sensibles antes de subirlos a la nube
• Controlar quién puede ver qué información

Si seguimos estos pasos, usar SaaS puede ser tan seguro como cualquier otro sistema.

Selección de Proveedores

Cuando busques quién te va a dar el servicio de SaaS, considera lo siguiente:

• Experiencia y qué tan bien hablan de ellos: Que lleven tiempo trabajando y que sus clientes estén contentos.
• Dónde guardan la información: Es mejor si está en tu país para que cumpla con las leyes de aquí.
• Certificados de seguridad: Busca que tengan ISO 27001, SOC 2 o FedRAMP.
• Ayuda cuando la necesites: Que te puedan ayudar rápido, a cualquier hora y en tu idioma.
• Que sea fácil de usar: Debes poder entender y cambiar cosas sin problema.
• Que trabaje con otros programas que ya uses: Es importante que se pueda conectar fácilmente.
• Plan por si hay problemas: Deben saber qué hacer en caso de emergencias.

Tomarte tu tiempo para elegir bien te ayudará a encontrar el mejor servicio de SaaS para tu empresa.

Conclusión

Usar software como servicio (SaaS) es una manera inteligente para que las empresas de tecnología gasten menos en sus operaciones mientras siguen creciendo. Al usar servicios externos para las necesidades de tecnología, las empresas pueden concentrarse más en innovar y menos en el mantenimiento de sistemas complejos.

Los beneficios en cuanto a ahorro son evidentes: se reduce el dinero que se debe gastar de entrada en equipos y licencias, se hace mucho más fácil manejar la tecnología, y se puede ajustar mejor a los cambios del negocio. Esto significa que se desperdicia menos dinero y esfuerzo en cosas que no añaden valor.

Pero, para aprovechar al máximo lo que ofrece SaaS, es importante:

• Averiguar bien qué sistemas podrían mejorar con el cambio
• Elegir proveedores de confianza y que ofrezcan buen servicio
• Organizar el cambio paso a paso para que sea fácil
• Enseñar a los equipos cómo usar las nuevas herramientas
• Establecer metas y formas de medir para ver los ahorros

Al final, la tecnología está para ayudar a los negocios, no para complicarlos. Por eso, es clave que las empresas tecnológicas se mantengan actualizadas con soluciones innovadoras como el software SaaS. Al hacerlo, podrán crecer de manera más flexible y con menos gastos.

Preguntas relacionadas

¿Qué es y cómo puede ayudar un SaaS para resolver estos problemas operacionales?

El SaaS es como un programa en internet que usas sin tener que instalar nada en tu computadora. Ayuda a solucionar problemas porque:

• No tienes que gastar en equipos costosos ni en personal de computación.
• Te olvidas de las actualizaciones y problemas técnicos, eso lo maneja el proveedor.
• Si tu empresa crece, puedes aumentar o disminuir los servicios fácilmente.
• Tu equipo de tecnología puede concentrarse en mejorar el negocio, no solo en mantenerlo funcionando.

¿Cuáles son los beneficios de SaaS?

Los beneficios principales son:

• Los gastos son más fáciles de prever porque pagas periódicamente.
• Puedes trabajar desde cualquier lugar con internet.
• Ahorras en comprar y mantener equipos.
• El proveedor se encarga del mantenimiento y las actualizaciones.
• Es fácil ajustar los servicios a medida que tu negocio cambia.
• Tu equipo puede enfocarse en crear cosas nuevas.

¿Qué es SaaS y cuáles son los ejemplos más comunes de aplicaciones SaaS?

SaaS te permite usar programas por internet en lugar de tener que instalarlos en tu computadora.

Ejemplos comunes incluyen:

• Para correo y trabajo: Gmail, Office 365.
• Para clientes y ventas: Salesforce, HubSpot.
• Para contabilidad: QuickBooks Online, Xero.
• Para recursos humanos: BambooHR, Gusto.

¿Como el outsourcing reduce costos?

El outsourcing te ayuda a ahorrar dinero porque:

• No necesitas comprar equipos ni contratar a gente para ciertos trabajos.
• Cambias gastos fijos por variables que dependen de cuánto uses el servicio.
• Aprovechas la especialización de otros sin tener que hacerlo todo internamente.
• Te concentras en lo principal de tu negocio, dejando otras tareas a expertos.

Esto significa menos gastos de operación y más eficiencia.

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