Cómo pueden los equipos de Finanzas tomar control de su gasto SaaS

Para mantener bajo control tu gasto en SaaS y optimizar la productividad de tu empresa, sigue estos consejos esenciales:

Identifica y clasifica todos tus gastos SaaS: Haz un inventario completo de las aplicaciones SaaS que tu empresa utiliza, incluyendo detalles como costos y uso.
Evalúa el uso y la necesidad de cada aplicación: Determina cuánto se utilizan realmente estas aplicaciones y si son necesarias.
Optimiza tu gasto consolidando herramientas y negociando contratos: Reduce el número de aplicaciones si hay funciones duplicadas y busca obtener mejores tarifas.
Implementa políticas de compra y uso de SaaS: Establece reglas claras para la adquisición y gestión de estas herramientas.
Utiliza plataformas de gestión de gastos SaaS: Herramientas como Klorbo pueden ayudarte a tener una visión clara de tu gasto en SaaS y a tomar decisiones informadas.

Estas estrategias te permitirán no solo ahorrar dinero, sino también maximizar el valor que obtienes de tus inversiones en software SaaS.

Identificar y clasificar todos los gastos SaaS

Lo primero es tener claro qué suscripciones y servicios SaaS estamos usando. Aquí van algunos pasos:

Haz una lista de todas las aplicaciones SaaS que tu empresa paga. Esto incluye tanto las compras que todos conocen y han aprobado, como aquellas que alguien pudo haber contratado por su cuenta.
Organiza las aplicaciones por categorías, como el departamento que las usa, para qué sirven, cuánto cuestan, etc. Esto nos ayuda a ver cómo estamos gastando el dinero.
Anota datos importantes como cuánto cuestan, cuándo se deben renovar, quiénes las usan, entre otros. Esta información es clave para decidir qué hacer después.
Guarda toda esta información en un solo lugar, como una base de datos o una hoja de cálculo. Evita tener datos regados en diferentes documentos.
No te olvides de incluir las aplicaciones gratuitas. Aunque no cuesten, igual consumen tiempo y recursos.

Con esta lista completa, podemos entender mejor dónde estamos gastando más y cómo podemos empezar a ahorrar.

Evaluación del uso y la necesidad

Después de saber qué aplicaciones tenemos, necesitamos evaluar:

Cuánto se usan realmente: cuántas personas las usan, qué tan seguido, qué funciones aprovechan, etc. Esto nos dice si estamos pagando de más por algo que no usamos tanto.
Si realmente las necesitamos: a veces tenemos aplicaciones que no son tan importantes, o hay opciones más baratas. Identificar esto nos puede ayudar a reducir costos.
Si podemos usar menos aplicaciones que hagan lo mismo: si tenemos varias aplicaciones parecidas, quizás podamos usar solo una que tenga todas esas funciones.
Si hay duplicados: a veces, diferentes partes de la empresa pagan por herramientas que hacen lo mismo.

Analizar estos puntos nos ayuda a encontrar formas de gastar menos y tomar mejores decisiones sobre qué aplicaciones renovar, comprar o cancelar.

Estrategias para optimizar el gasto SaaS

Una vez que sabemos cuánto y en qué estamos gastando en SaaS, podemos usar estos consejos para gastar menos sin que nuestro trabajo se vea afectado.

Consolidación de herramientas y proveedores

Mira bien qué aplicaciones hacen casi lo mismo y quédate solo con una. Por ejemplo, si tienes dos apps para organizar el trabajo, elige la que más te convenga.
Busca aplicaciones que ofrezcan varias funciones juntas. Así, en vez de pagar varias, pagas una.
Si hay aplicaciones que casi no usas o que no te sirven mucho, mejor cáncelas.
Trata de usar menos proveedores y habla con ellos para que te den mejores precios si les compras más cosas.

Negociación de contratos y obtención de descuentos

Cuando vayas a renovar contratos, usa la información de cuánto usas las aplicaciones para conseguir precios más bajos.
Si estás pagando más de lo que deberías, muestra esos datos para pedir una rebaja.
Pregunta por descuentos si pagas por muchos usuarios, por un contrato largo o todo el año por adelantado.
Antes de comprar, prueba la aplicación. Si demuestras que es útil, podrías conseguir un precio mejor.

Implementación de políticas de compra y uso de SaaS

Crea reglas para aprobar compras nuevas de SaaS. Decide quién puede hacerlo.
Controla quién puede instalar aplicaciones y cuida la información de pagos.
Fija reglas de cómo usar las aplicaciones, como cuántos usuarios por licencia.
Revisa los contratos y los gastos de vez en cuando. Si algo no te sirve, no lo renueves.
Enseña a tus empleados cómo pedir y usar las aplicaciones SaaS correctamente.

Siguiendo estos consejos, podrás gastar menos en SaaS sin que tu equipo deje de ser productivo. Lo importante es juntar servicios, negociar bien y tener reglas claras de cómo comprar y usar las aplicaciones.

Herramientas y soluciones para la gestión del gasto SaaS

Para mantener bajo control el dinero que gastamos en aplicaciones SaaS, es útil usar herramientas tecnológicas. Estas nos ayudan a ver claramente en qué estamos gastando, analizar los datos y tomar decisiones inteligentes. Hay plataformas diseñadas para hacer este trabajo más fácil, automatizando tareas y juntando toda la información en un solo lugar.

Evaluación de plataformas de gestión de gastos SaaS

Aquí tienes una comparación de algunas herramientas que te pueden ayudar a manejar mejor tus gastos en SaaS:

Plataforma	Visibilidad de gastos	Optimización de contratos	Integraciones
Klorbo	Completa, por app, usuario y centro de costo	Ayuda en negociaciones y renovaciones	Finanzas, RRHH, Proveedores
Vertice	Por categorías de gasto	No	Limitadas
Blissfully	Básica	No	Finanzas

Klorbo es la que ofrece más ayuda, especialmente si quieres sacarle el máximo provecho a tu dinero en software.

Klorbo

Klorbo es una herramienta que te ayuda a controlar el dinero que gastas en SaaS. Esto es lo que ofrece:

Visibilidad completa: se conecta con tus sistemas de pago para que sepas de todas las suscripciones que tienes.
Informes y métricas: te muestra cómo se distribuye el gasto, por centro, aplicación, usuario, etc., y te señala si hay servicios que no estás aprovechando al máximo o que están duplicados.
Ayuda para ahorrar: te da una mano con las negociaciones y las renovaciones de tus suscripciones para que puedas reducir costos.
Manejo automático de accesos: si alguien entra o sale de tu equipo, Klorbo ajusta los accesos automáticamente.
Control de presupuestos: te permite asignar y seguir el presupuesto de cada equipo o departamento.

Con Klorbo, puedes tener un mejor control sobre tus gastos en SaaS y asegurarte de que estás invirtiendo tu dinero de la manera más eficiente posible.

Conclusiones

Para ahorrar en el gasto de SaaS y seguir siendo productivos, aquí tienes unos consejos simples:

Juntar aplicaciones y proveedores. Si tienes dos cosas que hacen lo mismo, quédate solo con una. Esto te ayuda a no tener cosas repetidas o que no necesitas.
Hablar para conseguir precios mejores. Cuando tengas que renovar o comprar algo nuevo, usa la información de cuánto lo usas para pedir un precio más bajo.
Poner reglas para comprar y usar SaaS. Es importante tener claro quién puede comprar software y cómo se debe usar.
Utilizar herramientas como Klorbo. Estas herramientas te dan una vista completa de lo que gastas y te ayudan a tomar decisiones más inteligentes.

Siguiendo estos pasos, puedes reducir tus gastos, aumentar lo que ganas con el software y tener un control total sobre tu inversión en SaaS. Es una parte clave para sacarle el máximo provecho a las aplicaciones en la nube.