8 mejores prácticas para renovar tus SaaS

Renovar tus contratos de SaaS es crucial para optimizar gastos y mejorar el rendimiento. Aquí tienes 8 prácticas recomendadas:

Designa un propietario para cada herramienta SaaS: Asegura uso eficiente y negociaciones informadas.
Revisa las cláusulas de renovación: Conoce bien tu contrato para evitar sorpresas.
Centraliza los calendarios de renovación: Mantén un registro de todas las fechas importantes.
Maneja con cuidado las renovaciones automáticas: Evita sorpresas y negocia mejor.
Planifica tu presupuesto con anticipación: Conoce y gestiona tus costos futuros.
Evalúa la facilidad de uso de las plataformas: Asegura que todos puedan utilizarlas sin problemas.
Mantén visibilidad completa sobre tus SaaS: Conoce cómo y quién usa cada plataforma.
Evalúa los riesgos de las renovaciones: Considera la estabilidad y seguridad del proveedor.

Estos consejos te ayudarán a tomar decisiones más informadas y a asegurar que estás invirtiendo sabiamente en las herramientas que tu empresa realmente necesita.

1. Designar un propietario para cada herramienta SaaS

Es clave tener a una persona a cargo de cada herramienta SaaS que usas. Esta persona se encargará de:

Conocer bien qué necesita tu empresa y cómo la herramienta puede ayudar
Asegurarse de que todos en la empresa usen y saquen provecho de la herramienta
Mantener un ojo en cómo se usa la herramienta y buscar formas de mejorar su uso
Hablar y negociar con quien ofrece la herramienta cuando sea tiempo de renovar

Al contar con alguien específico para cada herramienta SaaS, garantizas que haya una persona bien informada sobre el producto y lo que tu empresa necesita participando en las negociaciones.

Esto trae beneficios como:

Saber realmente cuánto valor te está dando la herramienta
Descubrir si hay funciones que no estás usando mucho y podrías aprovechar mejor
Ver si necesitas pedir más cosas o mejoras
Tener una idea clara de cuánto dinero puedes y debes gastar al renovar

En pocas palabras, esto te ayuda a tener una mejor relación con el proveedor de la herramienta y a sacarle más provecho a tu inversión en SaaS a largo plazo.

2. Revisión de las cláusulas de renovación

Antes de que se acabe tu contrato de SaaS, es una buena idea mirar bien las reglas para renovarlo. Esto te ayuda a:

Entender qué dice el contrato sobre renovar, incluyendo si hay multas o si el precio va a cambiar.
Saber si el proveedor quiere aumentar los precios o hacer cambios grandes antes de que te toque renovar.
Asegurarte de si puedes cancelar el servicio sin problemas o si necesitas avisar con tiempo para no pagar de más.
Decidir si todavía te conviene seguir con este proveedor o si es mejor mirar otras opciones.

Lo ideal es que hagas esto con 3-6 meses de antelación a que se termine el contrato.

Así tendrás tiempo para:

Hablar de nuevo sobre el contrato si no te convencen las nuevas condiciones.
Buscar y probar otros servicios si piensas que el actual ya no te sirve.
Cambiarte de proveedor si hace falta, con suficiente tiempo para mover tus datos, enseñarle al equipo cómo usar el nuevo servicio, etc.

Si te tomas un momento para revisar bien el contrato antes de que termine, podrás tomar decisiones más informadas y evitar sorpresas no deseadas.

3. Pon todos los calendarios de renovación en un solo lugar

Es muy práctico tener un lugar donde guardes las fechas de renovación de todas tus herramientas SaaS. Esto te ayuda a:

Recordar cuándo tienes que renovar cada contrato para que no te agarre desprevenido.
Evitar que todas las renovaciones te caigan al mismo tiempo, así puedes organizar mejor tu tiempo.
Ver de un vistazo cuánto estás gastando en software cada año.
Planear tu presupuesto con más facilidad y tal vez hasta ahorrar dinero si logras coordinar varias renovaciones juntas.

Puedes hacer esto de manera sencilla, como con una hoja de cálculo que todos puedan ver o usando un programa que ya tengas para organizar proyectos.

También hay programas especiales para manejar gastos en SaaS que te pueden ayudar a llevar un registro de todas estas fechas importantes.

Lo importante es que tengas esta información en un lugar central donde sea fácil verla. Esto te da más control sobre tus gastos en software y te ayuda a tomar decisiones más inteligentes cuando es momento de renovar.

4. Cómo manejar las renovaciones automáticas

Muchos contratos de SaaS se renuevan por sí solos, lo que significa que no tienes que hacer nada para que sigan activos. Aunque esto suena fácil, puede llevarte a sorpresas, como cobros que no esperabas.

Para evitar problemas, es clave:

Saber cuáles de tus contratos se renuevan automáticamente y cuándo ocurre esto. Así, no te sorprenden los cobros.
Entender si el precio va a cambiar con cada renovación o si se mantiene igual.
Decidir si quieres seguir con el servicio con suficiente antelación para cancelarlo antes de la renovación automática.
Hablar con el proveedor para ver si te pueden ofrecer un mejor precio, especialmente si ya llevas tiempo con ellos.

Una idea práctica es poner alarmas o recordatorios antes de la fecha de renovación automática. Esto te da la oportunidad de evaluar si el servicio todavía te conviene o si prefieres buscar otras opciones.

También es un buen momento para negociar. A menudo, los proveedores están dispuestos a bajar el precio si te comprometes a quedarte más tiempo con ellos.

En resumen, no dejes que las renovaciones automáticas te tomen por sorpresa. Estar al tanto de estas fechas te permite controlar mejor tus gastos y asegurarte de que estás pagando por servicios que realmente necesitas y usas.

5. Planifica tu presupuesto con anticipación

Antes de que llegue el momento de renovar tus servicios de SaaS, es una buena idea pensar en cuánto vas a gastar en ellos el próximo año. Esto te ayuda a:

Saber más o menos cuánto te costará seguir con cada servicio.
Decidir si necesitas cambiar alguno por otro que sea más barato.
Organizar tu presupuesto de software para todo el año.
Verificar que no estés gastando de más en algún servicio.
Conversar con los proveedores sobre posibles descuentos.

Para hacer tu planificación presupuestaria, sigue estos pasos sencillos:

Revisa cuánto estás pagando ahora por cada servicio SaaS y calcula el costo de renovarlos.
Añade los servicios nuevos que piensas usar.
Quita de la lista los servicios que ya no te sirven y no vas a renovar.
Suma todos estos costos para saber cuánto vas a gastar en total.
Compara este total con lo que gastaste el año pasado para ver si hay mucha diferencia.
Usa esta comparación para ajustar tus gastos en software y conseguir mejores precios.

Hacer este plan te permite tener más control sobre tus gastos en software. Así puedes tomar decisiones más inteligentes sobre qué servicios renovar y dónde puedes ahorrar dinero.

6. Evaluar qué tan fáciles son de usar las plataformas

Es clave revisar con frecuencia si las plataformas SaaS que usa tu empresa son fáciles de manejar. Esto te ayuda a:

Darte cuenta si tus empleados batallan para hacer sus trabajos porque una herramienta es complicada.
Encontrar funciones que nadie usa porque son difíciles de entender.
Asegurarte de que todos puedan usar las plataformas, incluyendo a las personas con discapacidades.
Ver cómo puedes hacer que más gente use las herramientas con entrenamientos.
Pedir a los proveedores que hagan sus plataformas más fáciles de usar.

Aquí van unos consejos para que veas qué tan fácil es usar tus SaaS:

Pide opinión a tus empleados: Manda encuestas para saber qué dificultades tienen con las plataformas y qué sugerencias tienen.
Mira cómo se usan las herramientas: Checa datos como cuánto tardan en hacer tareas. Esto te ayuda a ver qué herramientas pueden ser un problema.
Prueba con usuarios reales: Pídele a algunos empleados que hagan tareas mientras tú ves cómo usan la plataforma. Así puedes encontrar qué mejorar.
Compara con otros softwares: Prueba otras plataformas para ver si son más fáciles de usar. Esto te da razones para pedir cambios a tus proveedores.
Checa que todos puedan usarlas: Asegúrate de que las plataformas funcionen bien para personas con discapacidades, como aquellos que necesitan lectores de pantalla.

Al poner atención en que las plataformas sean fáciles de usar, puedes hacer que tu inversión en software realmente valga la pena y todos puedan trabajar mejor.

7. Asegúrate de ver todo sobre tus SaaS

Es clave saber bien cómo se están usando tus herramientas SaaS. Esto quiere decir que puedes ver fácilmente:

Quién usa cada plataforma
Qué información se está guardando
Cuánto espacio estás usando
Cómo cambia el uso con el tiempo

Con estos datos, puedes:

Cuidar que la información importante esté segura
Decidir si necesitas más espacio o ya tienes demasiado
Encontrar problemas de seguridad
Entender mejor cómo tu equipo usa cada herramienta

Para tener esta claridad, busca plataformas SaaS que ofrezcan:

Paneles unificados: Un lugar donde puedas ver todo el uso de tus SaaS de manera detallada.
Conexiones fáciles: Que se puedan juntar fácilmente con otras herramientas para que toda la información esté en un solo sitio.
Notificaciones y reportes: Que te avisen y den informes automáticos sobre cómo se están usando tus servicios.
Revisiones de seguridad: Que permitan hacer chequeos de seguridad y privacidad regularmente.

También puedes usar herramientas especiales para manejar SaaS que hacen todo este trabajo de recoger y analizar la información por ti.

Al dedicar tiempo a entender bien tus plataformas SaaS, puedes tomar decisiones más informadas sobre tu presupuesto, cuánto espacio necesitas y cómo proteger tus datos.

8. Evaluación de riesgos para las renovaciones

Antes de renovar tus contratos de SaaS, es importante pensar en los posibles problemas que podrías enfrentar. Aquí van algunos consejos simples para que los tengas en cuenta:

Checa si la empresa es estable: Es importante saber que la empresa de tu servicio SaaS está en buena situación financiera. Si no es así, podrías quedarte sin soporte de un día para otro.
Piensa en cuánto dependes de esa herramienta: Si usas mucho una herramienta SaaS y de repente necesitas cambiarla, esto podría causarte grandes dolores de cabeza.
Mira bien la seguridad y la privacidad: Asegúrate de que el servicio cumple con normas de seguridad fuertes y respeta tu privacidad. Si no, tus datos podrían estar en peligro.
Entiende bien los términos del servicio: Es crucial que sepas bien las reglas del juego, incluyendo qué puedes y no puedes hacer con el servicio, y si estos términos pueden cambiar.
Ten un plan alternativo: Siempre es buena idea tener un 'plan B' por si las cosas no van como esperabas con el servicio SaaS.

Tomarte un momento para pensar en estos riesgos te ayudará a tomar una mejor decisión sobre si renovar o no. Además, estarás más preparado por si algo no sale como esperabas.

Conclusión

Renovar tus contratos de SaaS es algo que puede parecer complicado, pero es muy necesario para que tu empresa pueda gastar menos en software y trabajar mejor.

Aquí te dejamos 8 consejos principales para que este proceso sea más fácil:

Planifica con tiempo: Es bueno mirar los detalles del contrato, cuándo se acaba y cuánto dinero tienes para gastar unos meses antes. Así, puedes hablar y cambiar cosas si es necesario.
Pon a alguien a cargo: Es útil tener a una persona que entienda bien qué necesita tu empresa de cada herramienta SaaS.
Mira los riesgos: Antes de decir que sí a la renovación, piensa en si la empresa del SaaS es estable, si realmente necesitas esa herramienta, y si tus datos están seguros.
Checa si es fácil de usar: Regularmente, asegúrate de que todos en tu empresa pueden usar las herramientas sin problemas.
Saber qué está pasando: Es importante entender bien cómo se están usando las herramientas y qué datos están guardando.

Además, contar con la ayuda de una empresa como Klorbo puede hacer todo esto mucho más sencillo. Ellos saben mucho sobre cómo negociar estos contratos y tienen mucha información sobre precios que te puede ayudar a conseguir mejores ofertas.